بازمهندسی سازمان

نکاتی پیرامون بازمهندسی

•زمانه و زمینه همواره در حال دگرگون شدن است. اندیشه بازمهندسی، هم معلول این دگرگونی است و هم علت دگرگونی...

 

•فشارهای محیطی، ظهور فناوری‏های جدید، و ... باعث شده تا سازمان‏ ها هر چه بیشتر نیاز به تغییراتی دارند که بتوانند برای خود قابلیت‏ ها و مزیت‏ های لازم را خلق و حفظ کنند.

 

•بازمهندسی جنجال ‏برانگیزترین نظریه مدیریتی دهه 90 میلادی است چرا که با تفکرات افراطی در کوچک‏ سازی کارها و تقسیم وظایف به مخالفت پرداخت و پارادیم «تقسیم کار» که ده ‏ها سال مسلط بود را تغییر داد.

 

نویسنده کتاب "بازمهندسی، منشور انقلاب در سازمان"  (مایک همر،1993)، این نظریه تجویزی را به این صورت تعریف کرد: «بازاندیشی بنیادین و بازطراحی ریشه‏ ای فرایندها برای دستیابی به پیشرفتی چشمگیر»

 

•آنچه که بازمهندسی را از سایر روش‏های مدیریتی پیش از خود متمایز ساخت و آن را به عنوان یک تئوری انقلابی در سازمان‏ ها و مباحث مدیریتی مطرح کرد، عبارت بود از مفهومی که بازمهندسی آن را در مرکز توجه قرار داد: "فرآیند"

 

•فرآیند یعنی مجموعه ‏ای از فعالیت‏ ها یا عملیات که یک یا چند ورودی را تبدیل به خروجی‏ ای می‏ کند که برای مشتری یا بهره‏ برداران ایجاد ارزش کند. تفاوت وظیفه با فرآیند همانند تفاوت جزء و کلّ است.

 

•بازمهندسی یک راه‏ حل بنیادی و پدیدآوردن تغییرات شدید در سطح سازمان است بطوریکه چگونگی انجام فعالیت‏ های تولیدی یا خدماتی را به سمت جلب رضایت استفاده ‏کنندگان داخلی و متقاضیان (مشتریان) و ذینفعان بیرونی،  تغییر می‏ دهد.

 

•بازمهندسی یکی از اندیشه ‏ها و رویکردهای تجویزشده برای مدیریت تغییر و تحول در سازمان است که مکمل سایر ابزارها و فنون محسوب می‏شود و نه جایگزین آنها (نظیر ساختاردهی مجدد، کوچک‏ سازی، برون‏ سپاری، اتوماسیون وظایف ، بازسازی سیستم ‏های اطلاعاتی،  بهبود مستمر، ... )

 

اصول و قواعد بازمهندسی

بازگشت از انتها ( از انتظار بهره ‏بردار به تعیین وظایف)

ترکیب افقی ( کارکنان چند مهارته و گروه ‏های چند وظیفه ‏ای)

تراکم عمودی ( ادغام تصمیم ‏گیری در رویه ‏های اجرایی)

نقطه تماس واحد (حائل میان بهره‏ بردار و فرایندهای داخلی)

ایجاد فرآیندهای موازی/روش‏ های چندگانه

انتقال فعالیت به نقطه‏ ای با منفعت بیشتر و هزینه کمتر

مدیریت تناقض ‏نماها ( تبدیل استبداد «یا» به انتخاب «و»)

شکستن چارچوب ‏ها و مفروضات فکری و عادات سازمانی

استفاده بایسته از نقاط و ابزارهای اهرمی (نظیر فاوا)

 

تغییرات و نتایج مورد انتظار

فشردگی افقی و عمودی (ادغام وظایف و حذف مدیریت‏ های زائد)

جریان طبیعی همکاری (بجای دستورالعمل ‏های رسمی و غیرمنعطف)

کنترل نتایج (بجای بازرسی و کنترل جزئیات)

عدم تمرکز در اجرا همزمان با تمرکز در هدایت و نظارت 

تغییر مشاغل از وظایف ساده به کار چند بعدی

تغییر در معیارهای عملکرد، نظام پرداخت و ضوابط انتصاب و ترفیع

تغییر مفهوم مدیریت از ریاست و بازخواست به مسئولیت و پشتیبانی

کاهش موارد اختلاف و کاستن از برخوردهای بین وظیفه ای

استفاده از فرصت ‏ها با عبور فرآیندها از مرزهای سازمان

 

تفاوت سازمان‏های دولتی و خصوصی از منظر بازمهندسی

 

1) فاکتورهای محیطی (فاکتورهای خارج از سازمان)

کمتر در معرض محیط بودن و اتکای به بودجه‏ های تخصیصی، انگیزه کمتر برای بهره وری و اثربخشی، کارایی کمتر، استفاده محدود از فرصت‏های بیرونی، محدودیت‏های قانونی و رسمی بیشتر، تأثیرپذیری مستقیم از تحولات سیاسی و تغییرات حاکمیتی ...

 

2) تعاملات سازمان- محیط

فعالیت های اجباری در چارچوب مجوزهای قانونی از پیش تعیین شده و مأموریت سازمان، نقش عمده در منافع عمومی، انتظارات بیشتر از مقام‏ های دولتی برای اقدامات صحیح، مسئولانه، درست‏کارانه، پاسخگویی به افکار عمومی، شفافیت و ارتباط با رسانه‏ها، ...

 

3)  ساختار درونی و فرآیندها (فاکتورهای درون سازمان)

ضوابط پیچیده، متناقض و غیر عینی، استقلال کمتر مدیران در تصمیم‏گیری، نقش اساسی مدیران ارشد، تغییرات مدیران در اثر تحولات سیاسی یا انتصابات داخلی، رضایت شغلی پایین و تعهد سازمانی کمتر، ....

 

برگرفته از کتاب " مهندسی مجدد سازمان" تألیف دکتر مجتبی لشکربلوکی