مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان، یعنی زمان خود را به‌طور مؤثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌های خود، فاصله‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌های خاصی اختصاص دهند. به‌عبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است. 

در مدیریت زمان مشخص می‌کنید که کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز می‌توانید انجام دهید. مدیریت زمان نه‌تنها در سازمان‌ها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا می‌کند.

مدیریت زمان موارد زیر را در بر می‌گیرد:

 

۱. برنامه‌ریزی مؤثر

از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را به‌خوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری‌ خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید.

۲. تعیین اهداف

سازمان بی‌هدف، مثل کشتی گمشده‌ای در اقیانوس پهناور است. باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آن‌ها واقعی و دست‌یافتنی هستند.

۳. تعیین مهلت یا ضرب‌الاجل

برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. 

۴. تفویض مسئولیت‌ها

«نه» گفتن را بیاموزید. همه کارها را به‌تنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که می‌دانید کاری را نمی‌توانید انجام دهید، آن را قبول کنید.

۵. اولویت‌بندی کارها

برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. 

۶. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست

عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام می‌شوند، کاربرد چندانی ندارند.

 

روزانه چقدر زمان هدر می‌دهیم؟

همه ما شاید بارها این جمله را شنیده باشیم که «وقت طلاست!». اما زمانی که پای آمار و ارقام به میان آید، وضع فرق می‌کند.  

طبق تحقیقات در دانشگاه کالیفرنیا معمولا به طور میانگین به ازای هر وقفه، بین ۲۳ الی ۲۵ (به طور دقیق ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه) دقیقه طول می کشد تا ذهن آماده برگشت به شرایط عادی برای کار شود. بسیاری از مطالعات نیز این نتایج را تایید کرده‌اند.

حواس پرتی در محیط کار تنها باعث از دست رفتن زمان نمی‌شود، بلکه نظم ذهنی و آرامش آن را نیز برای مدتی بر هم می‌زند. به عبارت دیگر چک کردن حساب کاربری شبکه‌های اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نه تنها به همین اندازه ذهن را درگیر نمی‌کند، بلکه حدود ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا ذهن آماده کار قبلی شود.

این موارد نه تنها باعث کاهش بهره وری می شوند، بلکه تاثیرات منفی نیز بر احساسات افراد دارند. یکی از تحقیقات انجام شده نشان می‌دهد که از دست رفتن تمرکز، باعث افزایش استرس، بدشدن خلق‌وخو و نیز کاهش بهره‌وری می شود. 

باز کردن برنامه پیام رسان یا شبکه اجتماعی و چک کردن آن، که از خواست خود افراد ناشی می‌‌شود، سبب می گردد که آنان «مجبور به تغییر منابع شناختی یا جلب توجه به موضوعات مختلف می‌شوند». مهم آنکه وقتی توجه خود را به چیز دیگری معطوف می‌کنیم، مدت زمانی طول می‌کشد تا به کار قبلی برگردیم و آن چه که انجام داده بودیم را به خاطر بیاوریم.

ما استثنا نیستیم!

شاید فکر کنیم که ما در این مورد استثنا باشیم، اما همه ما با انجام چند کار همزمان دچار حواس پرتی می‌شویم و تمرکز خود را از دست می‌دهیم. پیتر دراکر نیز در کتاب خود با عنوان «The Effective Executive» نسبت به این موضوع هشدار داده و می‌نویسد که در دنیای واقعی کمتر کسی مانند موزارت (Mozart) پیدا می‌شود که به طور همزمان روی چند قطعه و ترکیب موسیقی کار کند. به همین دلیل هم کمتر مشاهده می‌شود که افراد اجرایی نیز سبک موزارت را داشته‌باشند. در نتیجه با کنار گذاشتن کارهایی که موجب عدم تمرکز می‌شود، سعی کنید کار خود را به پایان برسانید.

مطلب کامل در مأخذ بخوانید!