نظارت و کنترل

اِعمال نظارت و انجام کنترل در هر سازمان و تشکیلات و نیز در سطح گسترده تر، در هر حکومتی اجتناب ناپذیر است. اگر در تشکیلاتی نظارت و کنترل صورت نپذیرد، دچار هرج و مرج می شود و به اهداف از پیش تعیین شده خویش دست نخواهد یافت.

بنابر این، نظارت و کنترل از مباحث اصلی در مدیریت و یکی از وظایف مهمی است که تکمیل کننده سایر وظایف به شمار می آید. از این میان، کلمه‌ی کنترل در گفتگوهای روزمره و عوامانه، بیشتر دارای بار معنایی منفی بوده و تداعی‌گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران است، اما معنی کنترل در مدیریت سازمان کاملاً متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست.

به عبارت علمی و دقیقتر، « کنترل یعنی تلاش سیستماتیک مدیران برای سنجش عملکرد  با استانداردهای از پیش تعیین شده‌ و برنامه‌ها و هدف‌ها». بر این اساس باید مشخص شود که آیا عملکرد و خروجی، مطابق با انتظارات هست یا خیر. طبیعتاً اگر مشخص شد که از هر یک از منابع سازمان می‌توان به شیوه‌ی اثربخش‌تر و کاراتری برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه‌ی سیستم کنترل مدیریت انجام اقدامات اصلاحی برای افزایش اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود.

 

اصطلاحات کنترل و نظارت در کنار پایش گاهی اوقات به‌ عنوان واژه‌هایی مترادف به‌کار گرفته می‌شوند. البته مترادف فرض کردن این سه اصطلاح، در گفتگوهای روزمره و حتی متن‌های مرتبط با مدیریت عمومی، الزاماً اشتباه نیست. اما مهم است که در بحث‌های تخصصی مدیریت و کنترل، به تفاوت این اصطلاحات توجه داشته باشید و آن‌ها را با دقت بیشتری به‌کار ببرید تا سوء‌برداشتی ایجاد نشود. در ادامه توضیح مختصری درباره‌ی هر یک از این سه اصطلاح ارائه می‌شود (تفاوت پایش و کنترل مهم‌تر است و باید آن را جدی‌تر گرفت چون بیشتر پیش می‌آید که افراد مختلف، این دو مفهوم را کاملاً یکسان فرض می کنند)

 

نظارت (Supervision)

نظارت اصطلاحی بسیار عمومی است و معنای آن می‌تواند بسته به فضای گفتگو، متفاوت باشد. مثلاً وقتی کارگری مشغول تمیز کردن خانه است، ممکن است از کسی بخواهید که بر کار او نظارت کند. در چنین حالتی، چندان مشخص نیست که معیارها و استانداردها چه هستند و شما می‌توانید به شکلی سلیقه‌ای، دیدگاه‌ها و انتظارات خودتان را با کارگر در میان بگذارید.

اما در شکل سازمانی معمولاً نظارت، مفهومی گسترده‌تر است و وقتی فرد یا سازمانی بر روی فرد یا گروه یا سازمانی نظارت می‌کند، این حق برایش ایجاد می‌شود که از مجموعه‌ی تحت نظارت، گزارش‌ بخواهد و عملکرد آن‌ها را – بر اساس معیارهای ذهنی یا شفاف و تعریف‌شده – بررسی کند (این‌که در موارد کوتاهی و قصور، چه اتفاقی می‌افتد و ناظر چه اختیاراتی دارد، از موردی به مورد دیگر تغییر می‌کند). به طور کلی، تعریف نظارت و معنای آن بستگی به این دارد که چه کسی آن‌ را در کجا به‌کار ببرد و چه وظایف و اختیاراتی برای ناظر (Supervisor) در نظر گرفته شود.

 

پایش (Monitoring)

در پایش، معیارها عینی‌تر هستند و فرایند به شکلی شفاف تعریف شده است. معمولاً یک یا چند شاخص، تعریف می‌شوند و فرصت و ابزارهای اندازه‌گیری و سنجش هم، فراهم می‌شود. هم‌چنین استانداردها و چارچوب‌های کلی نیز تعریف می‌شود.

در این وضعیت، فرد یا سازمانی که مسئول پایش است، هر زمان شاخص‌ها از محدوده‌ی مجاز خارج شوند و انحراف از مسیر مطلوب وجود داشته باشد، این مسئله را اعلام می‌کند. وظیفه‌ی فرد یا نهادی که مسئول پایش است، معمولاً به اطلاع‌رسانی محدود است و قدرت اجرایی بیشتری در اختیار ندارد.

 

کنترل (Control)

فرایند کنترل بزرگ‌تر و جامع‌تر از نظارت و پایش است؛ چون صرفاً به نظارت و ارزیابی محدود نمی‌شود. فرد یا دپارتمان یا سازمانی که مسئولیت کنترل به آن واگذار می‌شود،  شاخص‌ها و استانداردها و اهداف را تعریف می‌کند. سپس هم‌زمان با نظارت و پایش وضعیت موجود، باید پس از مشاهده‌ی انحراف از اهداف و استانداردها، اقدام اصلاحی (Corrective Action) هم تعریف و اجرا کرده و نتیجه‌ی اقدام‌های اصلاحی خود را نیز بررسی و مانیتور کند.

اقدام اصلاحی ممکن است از جنس تعدیل اهداف و استانداردها و یا تعریف و اصلاح و بهبود روش‌ها و فرایندها باشد.

 

کامل این مطلب را در مأخذ ببینید.